Viết phần mềm theo yêu cầu khách hàng

Với sự phát triển của công nghệ như hiện nay, thì việc áp dụng những công nghệ mới là điều cần thiết. Để doanh nghiệp (DN) đi vào quỹ đạo, các chủ DN cần yêu cầu gia công một phần mềm quản lý cho riêng mình. Viết phần mềm theo yêu cầu mang lại nhiều lợi ích cho nhà quản trị như dễ dàng kiểm soát và quản lý một cách tốt nhất những quy trình quản lý của mình. Do mỗi DN khác nhau sẽ có những cách quản lý theo quy trình đặc thù khác nhau.

Thiết kế phần mềm quản lý theo yêu cầu là quá trình tạo ra một phần mềm phù hợp với mô hình doanh nghiệp để cung cấp cho DN đó sử dụng. Bộ source code sẽ thuộc bên DN sở hữu hay không sẽ tùy hợp đồng và chí phí, và được hai bên thỏa thuận với nhau. Mỗi phần mềm được tạo ra sẽ có những chức năng khác nhau như: Phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý vận tải, phần mềm quản lý sale DMS,… Với những tính năng đặc trưng riêng như vậy, giúp cho việc quản lý sẽ dễ dàng và tiện lợi hơn.

Với những phần mềm đóng gói sẵn thì tốn quá nhiều chi phí sẽ không phù hợp với DN vừa và nhỏ. Bên cạnh đó những tính năng sẽ bị cố định, khó nâng cấp và khó chỉnh sửa để phù hợp với mô hình DN. Còn riêng đối với phần mềm theo yêu cầu thì bản chất của phần mềm riêng là được tùy chỉnh. Luôn luôn đáp ứng theo yêu cầu của DN nên những tính năng sẽ được cập nhật và nâng cấp để phù hợp với mô hình kinh doanh.

Sau đây là so sánh nhỏ phần mềm đóng gói sẵn và viết phần mềm theo yêu cầu :

Ưu điểm:

• Tiện lợi: Sự tiện lợi vì những phần mềm này thường đã có sẵn. Khi khách hàng mua thì có thể mua ngay và áp dụng vào doanh nghiệp ngay lập tức. Không cần tốn nhiều thời gian để chờ đợi.
• Dễ ứng dụng: Vì đây là phần mềm được viết sẵn nên tính ứng dụng rất cao. Rất phù hợp với thị trường lớn và các mô hình kinh doanh hiện đại. Phần mềm quản lý online luôn được lập trình một cách cơ bản, có thể áp dụng hầu hết các doanh nghiệp.

Nhược điểm:

• Khó nâng cấp: đây là một nhược điểm của phần mềm đóng gói sẵn. Nếu DN muốn nâng cấp thì DN sẽ chịu thêm một khoản phí để nâng cấp lên một phiên bản mới.
• Khó chỉnh sửa: Đây là việc không thể tránh khỏi. Khi bạn quyết định chọn phần mềm có sẵn, đương nhiên về mặt này thì sẽ rất hạn chế vì phần lớn phần mềm sẽ được lập trình theo thị trường. Đối với doanh nghiệp có quy mô hoạt động lớn đây chính là điểm hạn chế rất lớn cho doanh nghiệp bạn.
• Quy mô DN: PM đóng gói chỉ phù hợp với DN mới thành lập hoặc DN vừa và nhỏ. Quy trình vận hành quản lý theo thiết kế chuẩn. Từ PM kế toán đóng gói nếu có nhu cầu chỉnh sửa thì chi phí cho việc chỉnh sửa đó thường rất cao.

• Bảo mật cao: phần mềm theo yêu cầu có tính bảo mật được nâng cấp thường xuyên và hệ thống an toàn hơn rất nhiều. Do đây là chính các lập trình viên thiết kế và nâng cấp để phù hợp cho doanh nghiệp. Đồng thời cũng tạo nên một hệ thống chặt chẽ hơn rất nhiều.
• Tính năng vượt trội: do phần mềm theo yêu được gia công trên yêu cầu của DN. Vì vậy tính năng luôn được cập nhật và tối ưu nhất. Thiết kế phần mềm theo yêu cầu tạo ra những tính năng vượt bậc từ dễ nhất cho đến khó nhất.
• Dễ dàng nâng cấp, cập nhật phiên bản cho phần mềm: do đây là phần mềm riêng của DN. Nên việc nâng cấp cập nhật không quá khó khăn cho bộ phận thiết kế.

• Thời gian triển khai lâu: DN cần thêm yêu cầu để quản lý nên phải thiết kế thêm theo nhu cầu của DN. Hoặc bên thiết kế nắm chưa đủ nhu cầu của DN. Hoặc bên phía DN thay đổi quy trình bởi một người quản lý mới. Với những lý do trên là nhược điểm của phần mềm theo yêu cầu.
• Không tìm được nhà cung cấp: DN chọn sai nhà cung cấp. Và nơi đó không có đủ nguồn lực và kinh nghiệm để viết nên một phần mềm riêng phù hợp với DN. Thay vào đó là lang mang và không đúng mục đích sử dụng của DN. Gây nên tình trạng lãng phí thời gian.

Qua bài so sánh ở trên bạn cũng có thể thấy rõ những ưu, nhược điểm của hai loại. Hiện nay các DN đều muốn một phần mềm theo yêu cầu hơn là một phần mềm đóng gói sẵn.

• Với đội ngũ làm việc trên 15 năm chuyên nghiệp và trách nhiệm cao và với hơn 2000 khách hàng. Phần mềm của chúng tôi đảm bảo mang lại hiệu quả và chất lượng cao nhất.

• Doanh nghiệp sẽ được tư vấn phần mềm theo quy mô doanh nghiệp, giúp đơn giản hóa quá trình thu thập yêu cầu.
• Tư vấn, phân tích, thiết kế đưa ra các phần mềm và giải pháp tối ưu cho từng DN hoặc tổ chức.
• DN được phân tích hệ thống, quy trình hoạt động cho sản phẩm được đặt hàng.
• Đảm bảo hoàn thiện sản phẩm đúng tiến độ và đúng theo yêu cầu khách hàng.
• Chuyển giao và hỗ trợ DN tận tình trong thời gian vận hành sản phẩm.
• Hỗ trợ khách hàng 24/7

Với một quy trình 9 bước để cho ra một phần mềm yêu cầu chuyên nghiệp và chất lượng như sau:

Bộ phận sale sẽ tiếp nhận yêu cầu của DN để nắm rõ tình trạng hiện tại. Từ đó đưa ra giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp.

SThink sẽ tiến hành khảo sát quy mô doanh nghiệp. Lưu lại những yêu cầu cũng như các quy trình hoạt động của quý doanh nghiệp. Tư vấn giải pháp cho doanh nghiệp chọn lựa phần mềm cho phù hợp với từng mảng để dễ dàng quản lý như:

• Phần mềm kế toán STHINK.
• Phần mềm quản lý phân phối.
• Phần mềm quản lý tiến độ dự án – công việc.
• Phần mềm quản trị mối quan hệ khách hàng – CRM.
• Phần mềm hoạch định hệ thống nguồn lực doanh nghiệp – ERP.
• Phần mềm quản lý sản xuất.

Sau quá trình khảo sát, chúng tôi sẽ tiến hành gửi bảng báo giá đến quý doanh nghiệp. Mỗi công ty chúng tôi đều thiết kế dựa trên đặc thù riêng của doanh nghiệp đó. Vì vậy giá cả của chúng tôi rất cạnh tranh đối với các đối thủ cùng lĩnh vực.

Hợp đồng sẽ thể hiện rõ những yêu cầu của bên DN và cam kết của công ty thiết kế. Bên thiết kế có trách nhiệm thiết kế và hỗ trợ doanh nghiệp triển khai sử dụng. Bên doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán tạm ứng 50% giá trị hợp đồng. Khi đi vào sử dụng lên báo cáo và nghiệm thu, doanh nghiệp sẽ thanh toán 50% còn lại.

Chúng tôi sẽ tiến hành khảo sát doanh nghiệp một lần nữa. Việc đó nhằm để nắm rõ ràng rành mạch quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Cũng như các yêu cầu mong muốn của doanh nghiệp có gì thay đổi so với lúc ban đầu. Từ đó hai bên sẽ chốt lại tất cả vấn đề và tiến hành lập trình phần mềm.

Nếu doanh nghiệp có những phát sinh mới trong khảo sát lần 2, thì chúng tôi sẽ gửi cho quý khách tài liệu giải pháp. Những vấn đề phát sinh thiết kế lớn thì chúng tôi sẽ thực hiện thêm phụ lục hợp đồng và tính thêm phí. Những thiết kế nhỏ phát sinh thì chúng tôi sẽ tư vấn và đưa ra giải pháp thực hiện, và sẽ hoàn toàn miễn phí.

Sau khi tiếp nhận đầy đủ các yêu cầu của DN, Bộ phận lập trình sẽ bắt đầu thiết kế giao diện làm việc, quy trình hoạt động của DN. Chúng tôi sẽ phát triển thêm phần mềm quản lý yêu cầu và các phát sinh mà KH yêu cầu doanh nghiệp thực hiện. Bên cạnh đó phần mềm chỉnh sửa theo yêu cầu còn giúp DN giải quyết các vấn đề nội bộ đang tồn đọng cũng như lưu trữ hồ sơ nội bộ.

Khi bộ phận IT thiết kế hoàn tất sản phẩm, chúng tôi sẽ tiến hành cài đặt phần mềm và hướng dẫn DN sử dụng phần mềm. Trong quá trình triển khai nhập liệu, chúng tôi sẽ hỗ trợ DN sử dụng từ sơ khai đến thuần thục và xuất báo cáo.

Dự án sẽ được bàn giao, khi DN sử dụng thuần thục phần mềm và nắm rõ nguyên tắc hoạt động của phần mềm. Nghiệm thu là quy trình thẩm định, thu nhận, kiểm tra phần mềm sau khi sử dụng và đi vào hoạt động. Doanh nghiệp kiểm tra chất lượng sản phẩm, dịch vụ trước khi kí biên bản nghiệm thu với chúng tôi. Khi đến quy trình này, DN có trách nhiệm thanh toán 50% giá trị hợp đồng còn lại.

Quý doanh nghiệp sẽ nhận được khuyến mãi 1 năm bảo hành kể từ thời gian kí kết hợp đồng. Và đến năm thứ 2 doanh nghiệp sẽ phải kí lại bảo hành với công ty thiết kế. Giá trị hợp đồng bảo hành sẽ là 15% của giá trị hợp đồng phần mềm.

• Công ty Sắc Màu ngoài lập trình phần mềm giá rẻ áp dụng trong quản lý DN. Bên cạnh đó gia công theo yêu cầu đặc thù riêng của khách hàng.
• Công ty Sắc Màu cũng đã hợp tác thành công với nhiều đối tác. Và đã thiết kế website “Tạp chí kinh tế JABES” riêng cho ĐH Kinh tế TP.HCM . Bên cạnh đó chúng tôi còn gia công thiết kế các dự án áp dụng trong lĩnh vực giáo dục khác.