Bỏ túi ngay 10 mẹo sử dụng Outlook email cho người mới của MSO

Để sử dụng Outlook email hiệu quả, người dùng có thể tham khảo thêm một vài những mẹo hữu ích được chúng tôi chia sẻ. Lưu ý, các mẹo này được áp dụng đối với tài khoản email Outlook bản quyền của Microsoft.

Thay vì phải mở Outlook email và đọc theo hình thức thủ công mất rất nhiều thời gian, giờ đây người dùng có thể tham khảo mẹo ứng dụng trợ lý ảo nghe đọc email. Khi đó, trợ lý ảo sẽ hỗ trợ người dùng đọc nội dung email dù ở bất cứ đâu, bất cứ nơi nào đều có thể thực hiện được. Bên cạnh đó, người dùng cũng có thể chủ động quản lý hộp thư gọn gàng nhất thông qua việc sử dụng giọng nói linh hoạt.

Trong Outlook email, Microsoft đã tích hợp sẵn tính năng quản lý lịch làm việc của cá nhân và doanh nghiệp. Tại đây, người dùng có thể bổ sung chi tiết những việc cần làm như tên công việc, thời gian, địa điểm, người tham dự, hình thức triển khai, kết quả và tiến độ thực hiện. Khi đó, toàn bộ những công việc này sẽ được sắp xếp theo lịch trình rõ ràng trên phần mềm email. Hơn nữa, người dùng cũng có thể chia sẻ lịch này đến nhiều thành viên khác trong nhóm để có thể sắp xếp lịch làm việc sao cho hợp lý nhất.

Khi sử dụng Outlook email, người dùng có thể sử dụng hộp thư ưu tiên để quản lý riêng những thư quan trọng. Lúc này, người dùng có thể dễ dàng truy cập vào hộp thư để tìm kiếm và sử dụng bất cứ lúc nào. Bằng cách này, người dùng sẽ tiết kiệm được tối đa thời gian sử dụng phần mềm để xem và phân loại một cách thủ công như trước.

Nếu người dùng phải thường xuyên gửi Outlook email với cùng một nội dung, chủ đề đến một hoặc nhiều người nhận khác nhau nhưng ở một khoảng thời gian khác nhau thì có thể sử dụng email mẫu. Những mẫu email này chính là thư được người dùng soạn thảo nhưng được lưu trữ lại và có thể thay đổi một số nội dung cơ bản nhất. Bằng cách này, người dùng có thể thao tác nhanh gọn hơn bao giờ hết.

Khi người dùng đang chuyên tâm làm việc, sự xuất hiện của những thông báo ứng dụng Outlook email trên thiết bị có thể khiến quá trình làm việc bị gián đoạn. Chính vì vậy, người dùng có thể sử dụng ngay chế độ không làm phiền được tích hợp sẵn trong công cụ này. Khi đó, tính năng này sẽ tạm tắt bỏ thông báo gửi đến và người dùng có thể mở lại bất cứ lúc nào hoặc đặt lịch để tắt và bật tự động.

Khi sử dụng tính năng Quick Steps có trong phần mềm Outlook email sẽ giúp cho người dùng di chuyển mail đến những mục mong muốn. Hơn nữa, người dùng còn có thể chuyển tiếp những email này, đánh dấu các thư quan trọng và sử dụng với đa dạng các thao tác khác nhau. Tính năng này thực sự rất hữu ích với nhiều người dùng giúp hạn chế thực hiện quá nhiều tác vụ cùng lúc, không cần phải thao tác từng bước vừa tốn thời gian lại không đạt hiệu quả cao.

Với Clipboard có trong Outlook email, người dùng có thể sao chép một đoạn văn bản thông qua việc sử dụng tổ hợp phím CTRL + V để khởi tạo một email mới. Bên cạnh đó, người dùng có thể ghi chú hoặc tạo một mục mới. Khi người dùng ứng dụng mẹo này trong quá trình sử dụng phần mềm Outlook sẽ tiết kiệm tối đa thời gian làm việc, tiếp đến là chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng và hữu ích hơn bao giờ hết.

Cách tốt nhất để người dùng có thể quản lý hiệu quả những email quan trọng cần ưu tiên đọc và trả lời trước nên sử dụng thêm tính năng gắn cờ trong Outlook email. Bằng cách này, người dùng có thể dễ dàng phân loại các email thông qua màu sắc cờ được gắn, tiếp đến là không bỏ sót những thông tin hữu ích đang cần được quan tâm nhất. 

Với những thư được gửi đến Outlook email của người dùng mà không được gửi trực tiếp đến hộp thư, lúc này người dùng có thể tiến hành lọc và phân loại dễ dàng. Bằng cách này, người dùng sẽ chỉ tập trung chủ yếu vào những email thực sự quan trọng với công việc và dọn dẹp sạch sẽ hộp thư để sử dụng một cách chuyên nghiệp nhất.

Xem thêm: onedrive login

Một mẹo cuối cùng mà chúng tôi muốn chia sẻ với người dùng khi sử dụng Outlook email chính là kết hợp cùng với phím tắt thông minh. Dưới đây là một vài những phím tắt thông dụng mà người dùng có thể tham khảo để ứng dụng trong quá trình làm việc với phần mềm email chuyên nghiệp của Microsoft như sau:

• Trả lời email nhanh chóng với tổ hợp phím Ctrl + R.

• Trả lời tất cả các email bằng tổ hợp phím Alt + R.

• Chuyển sang chế độ xem lịch hoặc chuyển tiếp email bằng tổ hợp phím Alt + W.

• Để gửi và nhận tất cả email một cách nhanh chóng chỉ cần nhấn Ctrl + M.

• Cách để gửi email nhanh chóng nhất sử dụng tổ hợp phím Alt + S.

• Cách mở hộp thoại nhanh đến một ngày nhất định nhấn tổ hợp Ctrl + G.

Trên đây là một vài những mẹo hay được MSO chia sẻ để người dùng có thể tham khảo sử dụng Outlook emaildễ dàng. Nếu người dùng cần chúng tôi hỗ trợ giải đáp bất cứ câu hỏi nào liên quan đến phần mềm email này vui lòng nhấc máy và liên hệ ngay đến địa chỉ:

Thông tin liên hệ: Mso.vn - Microsoft 365

Văn phòng: Lô TT 02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội.

Hotline: 024.9999.7777

Email: vphn@hvn.vn.

Like ÉnBạc để tiếp cận nhiều sản phẩm tuyệt đẹp mỗi ngày