Sử dụng email doanh nghiệp Outlook dễ dàng với 5 gợi ý của MSO

Với người dùng mới, việc học cách sử dụng email doanh nghiệp Outlook là hoàn toàn dễ dàng khi tham khảo bài viết này. Do đó, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về các thông tin cơ bản và hướng dẫn chi tiết cách sử dụng phần mềm này.

Người dùng có thể dễ dàng hình dung email doanh nghiệp Outlook là nền tảng gửi và nhận thư dành cho đối tượng doanh nghiệp có số lượng người dùng từ 1 - 300 thành viên. Nếu như phiên bản email miễn phí của Outlook chỉ có 15GB sử dụng thì với phiên bản trả phí của doanh nghiệp sẽ là 50GB cho mỗi tài khoản. Đặc biệt người dùng sẽ được lựa chọn tên miền đăng ký theo đúng website email công ty và từng nhân sự trong tổ chức đều được cấp email tên miền dưới dạng này. 

Ví dụ doanh nghiệp HVN đăng ký email Outlook với địa chỉ @hvn.vn, khi đó người dùng có thể tạo riêng biệt từng email cho các phòng ban như Kinhdoanh@hvn.vn, Marketing@hvn.vn… và tương tự như vậy đối với nhân sự công ty. 

Bằng cách này, doanh nghiệp khi làm việc trực tiếp với khách hàng hoặc đối tác qua nền tảng này đều được đánh giá cao về sự chuyên nghiệp. Đây cũng được đánh giá là một trong những lợi thế đặc biệt của nhiều doanh nghiệp so với đối thủ. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những ưu điểm nổi bật hơn hẳn với đối thủ mà email doanh nghiệp Outlook đang sở hữu.

Nếu người dùng chưa biết sử dụng phần mềm email doanh nghiệp Outlook thì có thể tham khảo ngay những hướng dẫn chi tiết dưới đây:

Để gửi email doanh nghiệp Outlook đến đồng nghiệp, đối tác hoặc khách hàng người dùng có thể thao tác các bước như sau:

Bước 1: Đăng nhập email Outlook trên nền tảng online hoặc offline đều được. Sau đó click chọn Tạo thư mới.

Bước 2: Một khung tạo email mới hiện ra, tại đây người dùng sẽ nhập toàn bộ các thông tin được yêu cầu bao gồm cả địa chỉ email người nhận, tiêu đề, nội dung thư, tệp đính kèm…

Bước 3: Click chọn nút Gửi nếu người dùng muốn thao tác gửi thư tức thì. Trong trường hợp muốn lên lịch gửi thư click vào dấu V bên cạnh nút gửi sau đó chọn Lên lịch gửi.

Bước 4: Một giao diện lên lịch gửi thư hiện ra, tại đây người dùng sẽ nhập khoảng thời gian muốn gửi và click chọn Gửi.

Như vậy, người dùng đã thao tác gửi email doanh nghiệp thành công trên phần mềm Outlook. Tiếp đến, để thư gửi trở nên chuyên nghiệp hơn người dùng có thể thao tác tạo chữ ký riêng biệt theo hướng dẫn bên dưới.

Thông thường chữ ký email sẽ bao gồm họ và tên, số điện thoại liên hệ, đơn vị công tác và một vài các liên kết tới kênh truyền thông của doanh nghiệp. Để thiết lập được chữ ký trên email doanh nghiệp Outlook, người dùng tiến hành thao tác như sau:

Bước 1: Click chọn vào biểu tượng cài đặt sau đó click chọn Xem tất cả cài đặt Outlook. 

Bước 2: Click chọn Thư, tiếp đến chọn Thảo và trả lời sau đó người dùng click chọn Chỉnh sửa chữ ký email hoặc thêm Chữ ký mới.

Bước 3: Chữ ký sẽ được hệ thống tự động lưu trữ nên người dùng không cần phải thao tác lưu thủ công.

Sau khi đã thực hiện hiện xong cả 3 bước trên, bất cứ email nào được gửi đi đều kèm theo chữ ký của người dùng thiết lập.

Trong trường hợp người dùng muốn thêm danh bạ mới để dễ dàng quản lý và thao tác nhanh chóng khi cần có thể tham khảo ngay các bước hướng dẫn đối với email doanh nghiệp Outlook như sau:

Bước 1: Tại thanh công cụ bên trái màn hình click chọn vào biểu tượng Mọi người sau đó chọn Liên hệ mới.

Bước 2: Nhập đầy đủ thông tin như hình ảnh bên dưới và click chọn Lưu.

Bước 3: Hoàn tất.

Ngoài thêm liên hệ mới, người dùng còn có thể bổ sung thêm công việc trên email doanh nghiệp Outlook với các bước như sau:

Bước 1: Truy cập vào biểu tượng lịch, tiếp đến click chọn Sự kiện mới.

Bước 2: Nhập tiêu đều, thêm người tham dự và thời gian thực hiện sau đó click chọn Lưu.

Cuối cùng là một tính năng mà người dùng cũng không nên bỏ qua trên email doanh nghiệp Outlook chính là tổ chức cuộc họp. Dưới đây là 04 bước thực hiện chi tiết:

Bước 1: Trên thanh công cụ góc trên cùng màn hình bên phải click chọn Cuộc gọi trong Teams.

Bước 2: Một cửa sổ mới hiện ra, tại đây người dùng click chọn tổ chức cuộc họp trong phần mềm Teams như thường lệ.

Bước 3: Thêm thành viên hoặc chia sẻ link đến người tham dự.

Bước 4: Hoàn tất.

Trên đây là toàn bộ những thông tin mà người dùng cần biết để hiểu rõ hơn về email doanh nghiệpOutlook. Nếu người dùng muốn đăng ký tài khoản hoặc muốn hỗ trợ thao tác sử dụng vui lòng liên hệ đến địa chỉ:

Thông tin liên hệ: Mso.vn - Microsoft 365

Văn phòng: Lô TT 02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội.

Hotline: 024.9999.7777

Email: vphn@hvn.vn

Like ÉnBạc để tiếp cận nhiều sản phẩm tuyệt đẹp mỗi ngày