Trong quy trình quản lý dự án, giai đoạn khởi đầu dự án đóng vai trò cực kỳ quan trọng, vì nó xác định hướng đi và phạm vi của dự án. >>> Tìm hiểu chi tiết phạm vi dự án là gì

Dưới đây là hai bước quan trọng trong giai đoạn này:

1. Xác định nhu cầu và mục tiêu

Bước đầu tiên trong quy trình khởi đầu dự án là xác định rõ ràng nhu cầu và mục tiêu của dự án. Điều này đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về vấn đề cần giải quyết hoặc cơ hội cần tận dụng. Các bước cụ thể có thể bao gồm:

• Phân tích nhu cầu: Đội dự án cần tiến hành phân tích cẩn thận để hiểu rõ vấn đề hoặc nhu cầu thực sự của khách hàng.

• Xác định mục tiêu: Dựa trên nhu cầu, nhóm dự án phải xác định rõ ràng mục tiêu cụ thể mà dự án cần đạt được.

Ví dụ, nếu một tổ chức muốn triển khai một hệ thống quản lý khách hàng mới, quy trình này sẽ bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu cụ thể của hệ thống, như quản lý thông tin khách hàng, tương tác với khách hàng, và sau đó xác định mục tiêu như tăng cường tương tác khách hàng và nâng cao trải nghiệm người dùng.

>>> Xem thêm: Chi phí quản lý dự án gồm những gì

2. Lập kế hoạch dự án ban đầu

Sau khi nhu cầu và mục tiêu được xác định, bước tiếp theo là lập kế hoạch dự án ban đầu. Trong giai đoạn này, nhóm dự án sẽ xác định các phương pháp và tài nguyên cần thiết để đạt được mục tiêu của dự án. Các hoạt động chính có thể bao gồm:

• Xác định nguồn lực: Đội dự án cần xác định những tài nguyên cần thiết như nhân lực, vật liệu, và ngân sách để thực hiện dự án.

• Lên kế hoạch tổ chức: Xác định cách tổ chức và quản lý dự án, bao gồm việc xác định vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm.

• Xây dựng lịch trình: Lập kế hoạch thời gian cho các hoạt động cụ thể trong dự án để đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn.

Ví dụ, trong dự án triển khai hệ thống quản lý khách hàng, bước này sẽ bao gồm việc xác định nguồn lực như lập trình viên, nhân viên hỗ trợ và ngân sách cần thiết. Sau đó, nhóm sẽ lên kế hoạch tổ chức dự án, gồm việc chỉ định vai trò và trách nhiệm của từng thành viên, cũng như xây dựng lịch trình để theo dõi tiến độ của dự án.