Archive mail là tính năng tiện ích của Outlook Microsoft, hỗ trợ người dùng hiệu quả trong việc xử lý các tình trạng bộ nhớ Outlook báo đầy vì phải chứa quá nhiều dữ liệu. Vậy làm thế nào để thực hiện archive mail outlook hiệu quả? Người dùng hãy cùng MSO khám phá chi tiết qua bài viết dưới đây.

Để có thể archive mail in Outlook hiệu quả, người dùng trước tiên phải hiểu rõ archive mail outlook là gì. Đơn giản, thì archive email là một tính năng cho phép lưu trữ thư đến hoặc đi trong một khoảng thời gian nhất định. Hay nói một cách khác, thì thay vì giữ email trong hộp thư chính, chúng sẽ được di chuyển đến một vị trí khác trên ổ cứng máy tính để giải phóng bộ nhớ.

Người dùng có thể sử dụng tính năng này trên Archive emails in Outlook Web hoặc App mọi lúc, mọi nơi, linh hoạt theo nhu cầu và mục đích sử dụng. Tuy nhiên, quá trình thực hiện sẽ chỉ áp dụng trên tài khoản Outlook email có đăng ký bản quyền với Microsoft, do đó người dùng bắt buộc phải đăng ký tài khoản hợp lệ trước khi sử dụng.

Nếu hộp thư người dùng chứa quá nhiều dữ liệu, đầy bộ nhớ, thì archive mail outlook là một thao tác cần thiết để có thể khắc phục tình trạng này. Cụ thể:

Archive mail in outlook thủ công là cách làm đơn giản và dễ thực hiện nhất. Theo đó, khi thực hiện, người dùng chỉ cần click chọn email muốn lưu trữ, sau đó kéo thả vào mục Archives là hoàn tất.

*Lưu ý: Archive mail outlook thủ công chỉ áp dụng trong trường hợp người dùng muốn lưu trữ email trong Outlook với số lượng không quá nhiều. Bởi lẽ, nếu thực hiện theo hình thức thủ công với số lượng email quá lớn, điều này sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức.

Với cách archive mail in outlook cho từng folder, người dùng có thể thực hiện lưu trữ nhiều email cùng lúc. Thao tác đơn giản, gọn nhẹ như sau:

Bước 1: Click chuột phải vào thư mục mà người dùng muốn thực hiện lưu trữ, sau đó tiếp tục click chọn mục Properties..

Bước 2: Khi cửa sổ thông báo hiện lên, tại mục AutoArchive, người dùng hãy click chọn Archive item in this folder using the default settings. Tiếp đó, ấn chọn Default Archive Settings..

Bước 3: Cài đặt tùy chỉnh theo các thông số:

• Run AutoArchive Every: Số ngày mà hệ thống Auto Archive sẽ tiến hành chạy 1 lần.

• Show Archive folder in folder list: Cách thức hiển thị folder archive bên ngoài khung Outlook.

• Clean out item older than: Số ngày thư mục được đưa vào mục archive.

• Move old item to: Đường dẫn thư mục có chứa mail archive.

Bước 4: Sau khi thực hiện tùy chỉnh, người dùng hãy click OK để hoàn tất lưu lại. Cuối cùng, chọn Apply để lưu lại toàn bộ những thay đổi trên hệ thống.

Archive mail in outlook toàn bộ email sẽ là giải pháp tiết kiệm thời gian tốt nhất. Để thực hiện, người dùng cũng chỉ cần thao tác với 05 bước đơn giản sau:

Bước 1: Tại giao diện chính của email Outlook, người dùng hãy click chọn File.

Bước 2: Chọn Info → Archive ở mục Cleanup Tools.

Bước 3: Một cửa sổ mới sẽ hiện ra. Tại đây, người dùng hãy click chọn Archive this folder and all subfolders để tiến hành chọn thư mục mà mình muốn thực hiện lưu trữ.

Bước 4: Tại mục Archive items older than, người dùng hãy cập nhập thêm về mốc thời gian cần lưu trữ. Đồng thời, click chọn ô Include items with “Do not AutoArchive” checked để loại bỏ những thư mục riêng lẻ khỏi tính năng lưu trữ tự động.

Bước 5: Nhấn OK để xác nhận hoàn tất.

Archive mail outlook mang đến nhiều tiện ích khi lưu trữ, tuy nhiên người dùng cũng cần phải lưu ý một số vấn đề cơ bản khi sử dụng tính năng này:

• .pst là định dạng duy nhất được sử dụng cho việc lưu trữ của Microsoft, bao gồm toàn bộ email, danh bạ, nhiệm vụ, cuộc hẹn, ghi chú trong một tệp. 

• Khi di chuyển từ tệp chính .pst sang archive.pst, thì thư mục chứa tất cả các thư sẽ được hiển thị tại Outlook Archive folder và không còn tồn tại ở thư mục gốc.

• Lưu trữ sẽ khác với việc xuất tệp tin. Vì việc xuất tệp tin là sẽ sao chép các thư mục gốc vào một tệp xuất riêng, nhưng tệp cũ không bị xóa khỏi bởi thư mục hiện tại, và hoàn toàn không liên quan đến tệp .pst.

• Trường hợp người dùng muốn sao lưu các mục đã lưu trữ, thì hãy tạo một bản sao lưu trữ chúng ở mục an toàn, chẳng hạn như OneDrive.

• Địa chỉ liên hệ sau khi archive mail sẽ không được tự động lưu trữ trong Outlook. Tuy nhiên, vẫn có thể lưu trữ mục danh bạ theo cách thủ công.

Xem thêm: archive mail outlook, thu hồi email outlook

Trên đây là toàn bộ những hướng dẫn chi tiết về cách Archive mail outlook đơn giản, dễ dàng của MSO. Với các tiện ích và khả năng hỗ trợ người dùng làm việc hiệu quả, Outlook Microsoft đã được nhiều doanh nghiệp lựa chọn trong thời đại công nghệ số. Mọi thắc mắc, bạn hãy trực tiếp liên hệ với chúng tôi qua các kênh dưới đây để được hỗ trợ tốt nhất.

Thông tin liên hệ: Mso.vn - Microsoft 365

Văn phòng: Lô TT 02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội.

Hotline: 024.9999.7777

Email: vphn@hvn.vn