Khi sử dụng công cụ Microsoft 365 để làm việc, chắc hẳn người dùng sẽ cần sử dụng đến tính năng chia sẻ file. Vậy, có bao nhiêu chế độ chia sẻ file trên Microsoft 365? Để tìm ra đáp án chính xác nhất cho câu hỏi này, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thông qua nội dung được chuẩn bị bên dưới đây.

Có rất nhiều trường hợp người dùng bắt buộc phải sử dụng tính năng chia sẻ file trên Microsoft 365. Bởi lẽ, công cụ này được thiết kế để đáp ứng nhu cầu làm việc nhóm, kết nối cả nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp. Chính vì vậy, bất cứ lúc nào người dùng cũng có thể sử dụng tính năng này để hỗ trợ làm việc. Dưới đây là một vài ví dụ điển hình để người dùng tham khảo ứng dụng:

• Đồng chỉnh sửa trên cùng một tài liệu nhất định.

• Gửi báo cáo hoặc file tài liệu đến một hoặc nhiều người đồng nghiệp.

• Gửi bảng giá, quy định của công ty tới khách hàng hoặc đối tác.

• Chia sẻ thông tin hữu ích với những thành viên trong cùng một dự án.

Ngoài những tình huống trên, người dùng hoàn toàn có thể áp dụng tính năng chia sẻ file trên Microsoft 365 một cách dễ dàng hơn bao giờ hết. Tiếp đến, nếu người dùng vẫn chưa tìm ra được lời giải đáp cho câu hỏi “có bao nhiêu chế độ chia sẻ file trên Microsoft 365?” thì có thể tham khảo ngay nội dung bên dưới.

Khi sử dụng phần mềm tích hợp đầy đủ công cụ chuyển đổi số của Microsoft 365, bất cứ khi nào người dùng cũng có thể sử dụng chế độ chia sẻ file nhanh chóng và dễ dàng. Hơn nữa, toàn bộ những dữ liệu được tạo nên bởi nền tảng này đều được sao lưu đồng nhất để người dùng có thể xem và chia sẻ dưới bất kỳ hình thức nào. Một lưu ý nhỏ cho người dùng trước khi sử dụng tính năng này là hãy điều chỉnh chế độ xem, nhận xét, chỉnh sửa hoặc đề xuất trước khi tiến hành chia sẻ đến người dùng khác.

Cách thức chia sẻ file trên Microsoft 365 được đại đa số người dùng sử dụng chính là chia sẻ thông qua địa chỉ email. Khi đó, người dùng không cần phải soạn thảo email để gửi đến người nhận mà chỉ cần nhập địa chỉ email vào mục chia sẻ. Khi đó, người nhận sẽ nhận được thông báo qua hộp thư và chỉ cần click vào email thông báo là có thể truy cập vào file chia sẻ. Phương thức này đa phần được áp dụng đối với những người nhận mà người dùng 

Khi đó, người dùng sẽ soạn thảo một email với nội dung phù hợp sau đó tại tệp đính kèm người dùng chỉ cần thêm file muốn chia sẻ. Lưu ý, khi sử dụng hình thức chia sẻ này người dùng cần chuẩn bị địa chỉ email của một hoặc nhiều người nhận muốn chia sẻ. Ngoài ra, người dùng cũng đừng quên cấp quyền truy cập xem, chỉnh sửa, đề xuất hoặc chia sẻ. Sau khi thao tác gửi email có kèm file chia sẻ, người nhận sẽ mở file bằng cách click vào đường link đính kèm.

Với các doanh nghiệp sử dụng bộ giải pháp Microsoft 365 chắc chắn sẽ biết đến mạng xã hội nội bộ Yammer. Nền tảng này sẽ được sử dụng để chia sẻ file tài liệu, thông báo các nội dung quan trọng đến nhân sự nội bộ của doanh nghiệp. Tại đây, người dùng có thể đăng tải file tài liệu muốn chia sẻ lên nền tảng này để gửi đến một người nhận cụ thể, một nhóm người dùng hoặc cả tổ chức. Khi đăng tải lên nền tảng này, đồng nghĩa với việc tất cả những ai nhận được thông báo và thuộc nhóm làm việc đều có thể xem file mà người dùng đã chia sẻ trên Microsoft 365.

Ngoài những chế độ chia sẻ file trên Microsoft được chúng tôi gợi ý bên trên, người dùng cũng có thể sao chép đường dẫn link để gửi vào các hội nhóm, nhóm chat. Phương thức này sẽ không bị giới hạn bởi các kênh chat, khi đó người dùng có thể linh hoạt gửi qua zalo, Facebook, Telegram…

Trong bộ ứng dụng Microsoft 365 còn có công cụ Microsoft Team, nền tảng hỗ trợ tổ chức cuộc họp trực tuyến với tối đa 300 thành viên tham dự. Tại đây, người dùng có thể tham gia một hoặc nhiều cuộc họp chỉ với một vài các bước thao tác cơ bản. Hơn nữa, việc chia sẻ file tài liệu Microsoft 365 cũng rất dễ dàng, khi đó người dùng chỉ cần gửi link tài liệu vào nhóm chat, mở tài liệu và chia sẻ màn hình để cả đội nhóm cùng theo dõi.

Trên đây là những chia sẻ của MSO để người dùng giải đáp được câu hỏi có bao nhiêu chế độ chia sẻ file trên Microsoft 365. Nếu người dùng còn có câu hỏi nào cho chúng tôi vui lòng nhấc máy và liên hệ ngay đến địa chỉ:

Thông tin liên hệ: Mso.vn - Microsoft 365

Văn phòng: Lô TT 02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội.

Hotline: 024.9999.7777

Email: vphn@hvn.vn.