Dưới đây là một số ưu điểm của việc chuyển sang thiết lập này:   1. Cơ động Các thiết lập được lưu trữ sẵn có ở mọi nơi có kết nối internet, nghĩa là VoIP không cố định ở bất kỳ vị trí hoặc cài đặt cụ thể nào. Nhân viên có thể dễ dàng truy cập hệ thống thông tin liên lạc từ nơi làm việc hoặc ở nhà và không bao giờ bỏ lỡ ngay cả những cuộc họp đột xuất tự phát nhất.   2. Phạm vi tính năng Hệ thống trả lời tự động, phiên âm thư thoại thành văn bản, từ chối cuộc gọi ẩn danh và nhóm cuộc gọi chỉ là một vài trong số rất nhiều tính năng bạn có thể nhận được với dịch vụ VoIP. Tất cả những điều này nhằm cải thiện năng suất tại nơi làm việc, cũng như đơn giản hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại của người vận hành để có thêm thời gian phục vụ khách hàng.   3. Khả năng mở rộng cao hơn Điện thoại IP Phone rất đơn giản để thiết lập. Bạn không cần phải lo lắng về thiết bị ưa thích hoặc quá trình cài đặt lâu dài. Thay vào đó, bạn có thể hoàn thành mọi việc trong vòng vài phút chỉ bằng vài cú nhấp chuột và quản lý số lượng tiện ích mở rộng theo nhu cầu kinh doanh của mình.   Thiết bị và thiết bị VoIP phổ biến Mặc dù các cuộc gọi VoIP thường diễn ra trên đám mây và yêu cầu ít hoặc không yêu cầu phần cứng, vẫn có nhiều thiết bị có thể nâng cao trải nghiệm của bạn:   1. Bộ chuyển đổi điện thoại analog Còn được gọi là thiết bị ATA, nó cho phép bạn thực hiện cuộc gọi bằng điện thoại cơ quan thông thường qua mạng IP. ATA là một thiết bị hình hộp và đi kèm với các cổng điện thoại, vì vậy có thể kết nối đồng thời nhiều điện thoại với bộ chuyển đổi.   2. Bộ điện thoại Deskphones và softphones là hai loại điện thoại IP . Điện thoại bàn là thiết bị dựa trên phần cứng trông giống hệt như điện thoại cố định truyền thống. Mặt khác, softphone là một chương trình có thể hoạt động trên nhiều loại thiết bị tương thích như điện thoại di động, máy tính xách tay hoặc máy tính bảng. Bạn chỉ cần cài đặt ứng dụng và đăng nhập bằng thông tin đăng nhập của mình.   3. Tai nghe Tai nghe tư vấn viên VoIP là một phụ kiện hữu ích, đặc biệt đối với những người làm việc chủ yếu qua điện thoại. Với sự trợ giúp của micrô tích hợp, bạn có thể giữ cuộc trò chuyện của mình ở chế độ riêng tư và rảnh tay. Với các tính năng bổ sung như kết nối Bluetooth và khử tiếng ồn, bạn có thể có được sự thoải mái và linh hoạt hơn nữa khi thực hiện cuộc gọi.   3 tính năng hệ thống điện thoại phải có cho doanh nghiệp Có rất nhiều tính năng điện thoại IP được cung cấp bởi các dịch vụ khác nhau. Đó là lý do tại sao trước khi triển khai bất kỳ hệ thống điện thoại tổng đài điện thoại ip  nào, bạn nên xem xét nhà cung cấp nào phù hợp hơn. Một trong những bước đầu tiên để làm điều đó là so sánh các tính năng của chúng, chẳng hạn như:   1. Người phục vụ tự động Bạn có thể thắc mắc tại sao người phục vụ tự động lại phổ biến đối với những người sử dụng điện thoại IP. Đối với người mới bắt đầu, một phần lời giải thích là nhân viên lễ tân ảo có thể định tuyến các cuộc gọi đến đúng bộ phận suốt ngày đêm. Giờ đây, người gọi có thể được chuyển hướng đến hộp thư thoại ngay cả khi họ gọi ngoài giờ làm việc. Nó cũng tiết kiệm thời gian bằng cách lọc người gọi để tổng đài viên không phải xử lý định tuyến và có khả năng thay thế hoàn toàn công việc của nhân viên tiếp tân. Cứ như vậy, nó có thể tiết kiệm thời gian, tiền bạc và tăng cường dịch vụ khách hàng của bạn cùng một lúc.   2. Chuyển tiếp cuộc gọi Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ không thể mở cửa cả ngày, đó là lý do tại sao chuyển tiếp cuộc gọi là một trong những tính năng phổ biến nhất được sử dụng cho hệ thống điện thoại của bạn. Nó giúp cung cấp dịch vụ khách hàng tốt nhất bất kể bạn có đang làm việc hay không. Giờ đây, bạn có thể dễ dàng chuyển tiếp tất cả các cuộc gọi đến tới điện thoại di động của mình hoặc số của đồng nghiệp. Bằng cách này, sẽ không có cuộc gọi nào không được giám sát.   3. Ghi âm cuộc gọi Có nhiều lý do để ghi âm cuộc gọi , trong đó đào tạo và đảm bảo chất lượng được đặt lên hàng đầu. Đó là lý do tại sao, nhiều nhà cung cấp sẽ cho phép bạn thiết lập ghi âm toàn công ty hoặc theo yêu cầu. Lưu ý, bạn phải luôn xác nhận dung lượng bạn được phân bổ cho các tệp âm thanh của mình, nơi lưu trữ các tệp này và việc ghi âm được bắt đầu tự động hay thủ công khi bạn sử dụng điện thoại.  

Kết luận 

VoIP là một giải pháp mạnh mẽ cho các doanh nghiệp đang phát triển với rất ít nhược điểm chống lại nó. Bài đăng này giải quyết một số câu hỏi về công nghệ và cách các tính năng chính hoạt động. Kiểm tra các liên kết trên VoIP-info.org nếu bạn cần thêm trợ giúp về thuật ngữ và nếu bạn đang tìm kiếm các tài nguyên bổ sung khác.