Tài liệu điện tử là một trong những nội dung trọng tâm và được định nghĩa tại Khoản 3 Điều 2 Thông tư 18/2014/TT-BVHTTDL. Cụ thể như sau:

Tài liệu điện tử là tài liệu dưới dạng số hoá, bao gồm báo, tạp chí điện tử, sách điện tử, tài liệu tham khảo dưới dạng trực tuyến hoặc đĩa (CD-ROM), cơ sở dữ liệu toàn văn, thư mục và các thông tin trên mạng.

Cũng theo quy định này, thư viện điện tử là thư viện trong đó tài liệu được thu thập, lưu giữ, xử lý, tổ chức, tra cứu, sử dụng dưới dạng điện tử.

Tài liệu thư viện là những tài liệu được tạo lập trong quá trình xây dựng vốn tài liệu thư viện và bao gồm một số dạng thức chủ yếu sau: giấy, điện tử, đa phương tiện và các dạng thức khác.

Căn cứ theo nội dung quy định tại Chương II và Chương III của Thông tư số 01/2019/TT-BNV do Bộ Nội Vụ ban hành, quản lý văn bản điện tử được phân chia thành văn bản đến và văn bản đi.

Nguyên tắc quản lý văn bản điện tử đi:

• Toàn bộ văn bản điện tử đi cần phải được đăng ký đầy đủ vào hệ thống.
• Mỗi văn bản điện tử được xác định bằng một số văn bản và số này là duy nhất trong hệ thống quản lý tài liệu, văn bản điện tử của cơ quan, tổ chức.
• Văn bản điện tử đi cần được xác nhận gửi đến đúng địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân có chức năng và thẩm quyền giải quyết.
• Đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản trong môi trường mạng.
• Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử cần tuân theo các quy định tại Nghị định 24/2016/NĐ-CP và Điều 12, 13 của Thông tư số 01/2019/TT-BNV.

Theo Điều 4, Chương II của Thông tư số 01/2019/TT-BNV, nguyên tắc quản lý văn bản điện tử đến:

• Toàn bộ văn bản điện tử đến cần phải được đăng ký đầy đủ vào hệ thống quản lý tài liệu.
• Mỗi văn bản điện tử đến được xác định bằng một số văn bản và số này là duy nhất trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử của cơ quan, tổ chức.
• Xác nhận văn bản điện tử đến đúng địa chỉ.
• Xác định đúng thẩm quyền, chức năng xử lý văn bản điện tử đến của cơ quan, tổ chức tiếp nhận văn bản.
• Văn bản điện tử đến cần được giải quyết kịp thời, đúng thời hạn quy định.