Rủi ro khi quản lý kho bằng Excel và cách giải quyết không phải ai cũng biết

Quản lý kho bằng Excel giờ đây đã không còn là công cụ quản lý kinh doanh phù hợp với các cửa hàng hiện nay, nhất là khi quản lý kho dần trở thành một trong những bước quan trọng trong quá trình kinh doanh.

Việc quản lý kho chi tiết và khoa học giúp các cửa hàng nắm bắt được chính xác số lượng hàng hóa trong kho, từ đó đưa ra được những hướng điều chỉnh kho chính xác, xây dựng phương hướng phát triển kinh doanh hiệu quả hơn.

Vì vậy giờ đây để tối ưu quản lý kho, thay vì sử dụng Excel để quản lý kho như thông thường thì các cửa hàng ứng dụng phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp để quản lý kho minh bạch và chính xác hơn, hạn chế tối đa những rủi ro như khi quản lý kho bằng Excel mang lại.

1. Quản lý kho bằng Excel dễ gặp sai sót khi tính toán

Một trong những rủi ro thường gặp của các cửa hàng VTNN  khi sử dụng Excel để quản lý kho chính là dễ gặp sai sót trong quá trình tính toán. Điều này được thể hiện rõ ràng qua việc nhập số liệu trên file Excel khi nhập hoặc xuất hàng hóa đều rất dễ bị nhầm lẫn nếu như số lượng hàng hóa quá nhiều, hoặc người nhập hàng không thể tập trung.

Khi nhập số liệu trên Excel, người nhập hàng chỉ cần nhập chênh một con số là đã có thể khiến cửa hàng bị nhầm lẫn dữ liệu quan trọng giữa quá trình nhập và xuất, điều này cũng ảnh hưởng tới cả bộ phận kho lẫn bộ phận bán hàng.

Vì vậy phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp S2Retail ra đời trong năm 2022 chính là công cụ đắc lực giúp việc quản lý kho của các cửa hàng kinh doanh trở nên dễ dàng hơn hẳn.

Với phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp S2Retail, mỗi loại hàng hóa tại từng chi nhánh khi nhập hàng cũng đều quản lý bằng mã vạch riêng, và phần mềm tích hợp với đầu đọc mã vạch giúp chủ cửa hàng có thể nhận dạng được đúng hàng hóa trong kho, thông qua đó các sản phẩm cũng sẽ được cập nhật trực tiếp trên hệ thống phần mềm mà hoàn toàn không cần lo lắng tới việc nhầm lẫn dữ liệu khi nhập hàng.

Đặc biệt, dựa trên những dữ liệu hàng hóa khi nhập hàng, bán hàng hay xuất kho, phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp S2Retail sẽ tự động giúp chủ cửa hàng tổng kết kinh doanh thông qua hệ thống báo cáo chính xác, dễ hiểu mà bạn không cần mất thời gian tính toán.

2. Excel không đảm bảo tính bảo mật dữ liệu an toàn

Một nhược điểm khác thường thấy khi sử dụng phần mềm Excel để quản lý kinh doanh tại các cửa hàng chính là tính bảo mật vô cùng thấp. Việc sử dụng Excel để quản lý kho hàng khiến tất cả những thông tin được cập nhật ở trên file Excel và lưu trữ trên hệ thống máy tính thường khó có thể bảo mật được dữ liệu an toàn nhất.

Đặc biệt kể cả khi máy tính đặt mật khẩu cũng khó có thể hạn chế được điều này vì máy tính lưu trữ dữ liệu liên quan đến việc bán hàng thường được nhiều người sử dụng để phục vụ cho công việc và rất khó để đề phòng được tất cả mọi người.

Tuy nhiên nếu các cửa hàng sử dụng phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp S2Retail để quản lý kho sẽ hoàn toàn tránh được điều này, bởi phần mềmđược thiết kế với khả năng bảo mật cực kỳ cao.

Hệ thống phần mềm có chức năng phân quyền nhân viên chỉ cho phép những người có quyền được thao tác thay đổi, xác nhận thông tin trên hệ thống dữ liệu nhằm đảm bảo tính minh bạch, chính xác của dữ liệu và giúp người quản lý dễ xác định được có vấn đề trong hệ thống nếu có việc phát sinh.

3. Excel không chủ động trong việc nhập xuất mới hàng hóa

Sử dụng phần mềm Excel để quản lý kho cũng khiến các cửa hàng không thể chủ động được trong quá trình nhập xuất mới hàng hóa, trong khi quản lý xuất nhập kho là quá trình cần luôn được cập nhật và phải có sự đảm bảo đồng nhất về dữ liệu.

Chính vì vậy, nếu các cửa hàng nếu muốn có kết quả chính xác thì khi bán một mặt hàng nào đó ra, nhân viên bán hàng ngay lập tức phải báo với nhân viên kiểm kho để cập nhật hàng hóa tồn kho cho chính xác.

Tuy nhiên nếu các cửa hàng sử dụng phần mềm Excel để quản lý kho thì không thể thực hiện được điều này thường xuyên, bởi đôi khi do cửa hàng quá đông hoặc nhân viên quên cập nhật khiến số liệu chưa thể cập nhật kịp thời. Điều này cũng khiến các cửa hàng chỉ khi kiểm kho mới có thể có con số chính xác về số lượng hàng tồn, số lượng hàng sắp hết.

Còn khi sử dụng phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp S2Retail để quản lý kinh doanh, số lượng hàng hóa tồn kho luôn được cập nhật chính xác để các nhà bán lẻ có thể chủ động trong việc lên kế hoạch nhập những hàng hóa gần hết, ngừng nhập hàng hóa còn tồn để đảm bảo công việc kinh doanh được thuận lợi.

Phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp S2Retail còn rất nhiều tính năng khác. Bạn có thể tham khảo và  ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ TẠI S2Retail.vn để trải nghiệm nhé!